Samenwerkingsovereenkomst
2 april 2012 – versie 4
Inleiding
Deze samenwerkingsovereenkomst is samengesteld tussen Woonborg (verhuurder) en AH Woon (huurderbelangenvereniging). De intentieovereenkomst maakt deel uit van de samenwerkingsovereenkomst en is daarmee onlosmakelijk verbonden.
Bevoegdheden per onderwerp
In bijlage 1 wordt in een schema weergegeven welke invloed (informatierecht, gekwalificeerd adviesrecht of instemmingsrecht) de huurderbelangenvereniging heeft op een aantal onderwerpen. Het uitgangspunt hierbij is dat onderwerpen die voor alle huurders van belang zijn met de verhuurder worden besproken door de huurderbelangenvereniging op verhuurdersniveau. Als onderwerpen betrekking hebben op een bepaalde buurt of een bepaald complex, wordt de huurderbelangenvereniging geïnformeerd over het onderwerp. Daar waar in de samenwerkingsovereenkomst ‘de huurderbelangenvereniging’ staat, wordt de huurderbelangenvereniging op verhuurdersniveau bedoeld (de huurdersorganisatie in de terminologie van de Wet op het overleg huurders verhuurder).
Ondergetekenden,
…………………………………………………………………………………………
(Woonborg), hierna te noemen ‘de verhuurder’
en
…………………………………………………………………………………………
(Algemene huurdersvereniging Woon), hierna te noemen ‘de huurderbelangenvereniging’
Overwegende dat:
- de verhuurder verantwoordelijk is voor het beleid en beheer inzake het totale woningbestand;
- de huurderbelangenvereniging de vertegenwoordiger is van de huurders die er naar streeft de belangen te behartigen van alle huurders van de verhuurder;
- de verhuurder de belangen van de huurders van zijn woningen erkent en daarom afspraken wil maken met de huurderbelangenvereniging over het recht op informatie en over advies- en instemmingsrecht zodat de invloed van huurders op het beleid van de verhuurder voldoende wordt gewaarborgd;
- de verhuurder huurders direct wil betrekken bij onderwerpen die voor hen van belang zijn, om op die manier slagvaardig te kunnen inspelen op de wensen van de huurders vanuit het besef dat daadwerkelijke betrokkenheid en invloed van de zijde van de huurders bevorderlijk zijn voor een goede dienstverlening en een effectief beheer van de woningen van de verhuurder;
- het belangrijk is dat de huurderbelangenvereniging deze betrokkenheid en invloed uitoefent vanuit een onafhankelijke en zelfstandige positie;
- voor het beleid en beheer van de verhuurder een goede onderlinge verstandhouding van belang is en gestructureerd overleg en respect voor elkaars doelstellingen noodzakelijk zijn;
- de verhuurder waarde hecht aan de representativiteit van de huurderbelangenvereniging;
- de samenwerking tussen verhuurder en huurderbelangenvereniging tot doel heeft:
– het optimaliseren van de kwaliteit van het wonen;
– het bevorderen van een goede relatie tussen huurders en verhuurder;
– het laten aansluiten van het door de verhuurder te voeren beleid bij de behoefte van de (toekomstige) huurders;
– het bevorderen van een goede verhouding tussen de hoogte van de huur en de kwaliteit van de woning.
komen het navolgende overeen:
I BEGRIPSOMSCHRIJVING
Artikel 1
Huurder: natuurlijke persoon(hieronder valt niet een zorginstelling die een complex huurt van Woonborg) die met betrekking tot een bepaalde woning of wooneenheid een huurovereenkomst is aangegaan met de verhuurder. Onder huurder wordt ook begrepen de medehuurder. Tevens wordt onder huurder verstaan degene die de woning met toestemming van de verhuurder huurt van een huurder die de woning van de verhuurder huurt.
Algemeen schrijven: elk schrijven dat aan alle huurders of aan groepen huurders is gericht en dat geen betrekking heeft op de individuele huursituatie van de huurder.
Bewonerscommissie: een complex gebonden commissie die zich bezighoudt met de leefbaarheid in haar complex.
Complex: een verzameling woningen van de verhuurder die financieel, administratief, qua bouwwijze of anderszins een eenheid vormt.
Geschil: een geschil is een verschil van mening waarvan nadat het is besproken in het daarvoor bedoelde overleg zonder dat er een oplossing is gevonden de ene partij schriftelijk mededeling daarvan doet aan de andere partij.
Geschillencommissie: geschillencommissie zoals bedoeld in artikel 14 van de samenwerkingsovereenkomst.
Huurderbelangenvereniging: de (Algemene Huurdersvereniging Woon of haar rechtsopvolger)representatieve vereniging of stichting die als doelstelling heeft het behartigen van de belangen van de huurders op verhuurdersniveau.
Huurwoning: de woning die in eigendom of beheer is van de verhuurder.
Overleg: het gestructureerde overleg tussen verhuurder en huurderbelangenvereniging, zoals dat is afgesproken, in de vorm van het overleg met de bestuurder van Woonborg en met de manager Woonzaken van Woonborg.
Overlegwet: De Overlegwet is de Wet op het overleg huurders verhuurder.
Projectcommissie: wordt in het leven geroepen bij een complex dat verbeterd zal worden. De commissie bestaat uit bewoners van het desbetreffende complex al dan niet met ondersteuning van de huurderbelangenvereniging. De huurderbelangenvereniging is te allen tijde betrokken bij de totstandkoming van de commissie.
Verhuurdersniveau: Onderwerpen die alle huurders van de verhuurder betreffen.
Verhuurder: Woonborg of haar rechtsopvolger.
II DOELSTELLINGEN EN UITGANGSPUNTEN
Artikel 2
- De samenwerkingsovereenkomst is opgesteld met de doelstelling:
a) De huurderbelangenvereniging goede mogelijkheden te bieden de belangen te behartigen van degenen die ze vertegenwoordigt.
b) De verhuurder met het overleg mogelijkheden te bieden de dienstverlening aan zijn huurders te optimaliseren.
c) De taken en bevoegdheden van de verhuurder en de huurderbelangenvereniging te verduidelijken.
d) Regels en procedures af te spreken om het overleg tussen de verhuurder en de huurderbelangenvereniging te verduidelijken en te structureren en een goede overlegrelatie te bevorderen.
e) Het bevorderen van gelijkwaardig overleg tussen de verhuurder en de huurderbelangenvereniging.
- De verhuurder en de huurderbelangenvereniging bevorderen ieder afzonderlijk de totstandkoming van bewonerscommissies en projectcommissies.
- De verhuurder zal nieuwe bewoners attenderen op de mogelijkheid zich aan te sluiten bij de huurderbelangenvereniging.
- Bij wijziging in wetgeving of inwerkingtreding van enige andere wetgeving voor het overleg tussen huurder en verhuurder zal de samenwerkingsovereenkomst – zo nodig – worden bijgesteld.
III ERKENNING EN REPRESENTATIVITEIT
Artikel 3
- De verhuurder erkent de huurderbelangenvereniging als gesprekspartner voor alle onderwerpen van beleid en beheer die voor de huurders van belang kunnen zijn onder voorwaarde dat:
a) De huurderbelangenvereniging alle huurders van de woningen waarvoor ze de belangen behartigt, in de gelegenheid stelt zich bij haar aan te sluiten.
b) Het bestuur van de huurderbelangenvereniging wordt gekozen of aangewezen door en uit de huurders die ze vertegenwoordigt.
c) De huurderbelangenvereniging de huurders die bij haar zijn aangesloten op de hoogte houdt van haar activiteiten en hen betrekt bij haar standpuntbepaling. In voorkomende gevallen is dit van toepassing op alle huurders.
d) De huurderbelangenvereniging ten minste eenmaal per jaar een vergadering uitschrijft voor de huurders die bij haar zijn aangesloten, waarin zij verantwoording aflegt van haar activiteiten in het verstreken jaar en haar plannen voor het eerstvolgende jaar bespreekt en vaststelt.
IV HET OVERLEG TUSSEN VERHUURDER EN
HUURDERBELANGENVERENIGING
Artikel 4
- De verhuurder en de huurderbelangenvereniging voeren regelmatig overleg over alle onderwerpen die voor de huurders en de huurderbelangenvereniging van belang kunnen zijn.
- Het zwaartepunt van het overleg met (het bestuur van) de huurderbelangenvereniging op verhuurdersniveau ligt bij de onderwerpen die zich op verhuurdersniveau afspelen. De in het schema genoemde onderwerpen zullen, wanneer daartoe aanleiding bestaat, aan de orde worden gesteld.
- Het overleg tussen de verhuurder en de huurderbelangenvereniging vindt ten minste viermaal per jaar plaats of vaker als een of beide partijen dat noodzakelijk acht.
Artikel 5
- De verhuurder wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door de directeur of de daartoe belaste medewerkers, al dan niet vergezeld van een of meer functionarissen of een of meer bestuursleden van de verhuurder.
- De huurderbelangenvereniging wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door het bestuur of de door het bestuur aangewezen bestuursleden, al dan niet bijgestaan door een of meer medewerkers of adviseurs.
- Het overleg wordt voorgezeten door de verhuurder.
- De datum en agenda van het overleg worden gezamenlijk en in overleg bepaald en ten minste twee weken voorafgaand aan het overleg aan de deelnemers toegezonden.
- Het verslag van de overlegvergadering wordt opgesteld door de verhuurder en aan de deelnemers gezonden. Bij het verslag zal een afsprakenlijst met afhandelingstermijnen worden gevoegd. Het verslag wordt in het volgende overleg vastgesteld.
- De verhuurder voert ten minste eenmaal per jaar overleg met de betrokken huurderbelangenvereniging, niet zijnde een overleg over verstrekte informatie als bedoeld in artikel 4.
V RECHT OP INFORMATIE
Artikel 6
- De verhuurder informeert de huurderbelangenvereniging tijdig en kosteloos over alle onderwerpen van beleid en beheer die voor de huurderbelangenvereniging van wezenlijk belang kunnen zijn.
- De informatieverstrekking van de verhuurder aan de huurderbelangenvereniging omvat in elk geval de volgende onderwerpen:
a) Het jaarverslag, de jaarrekening, de begroting en de financiële meerjarenprognoses van de verhuurder.
b) Tevenst zal de verhuurder de huurderbelangenvereniging tijdig een afschrift zenden van elk algemeen schrijven dat de huurders ontvangen ´
- Partijen kunnen nadere afspraken maken over het vertrouwelijk behandelen van stukken.
Artikel 7
- De huurderbelangenvereniging zal ten minste de volgende schriftelijke informatie ter beschikking stellen aan de verhuurder:
a) de statuten en de reglementen van de huurderbelangenvereniging;
b) de namen en adressen van de bestuursleden;
c) de namen en adressen van de aangesloten organisaties op complexniveau;
d) de namen en adressen van de aangesloten huurders+
e) het (financieel) jaarverslag;
f) het werkplan en de begroting.
VI GEKWALIFICEERD ADVIESRECHT
Artikel 8
Teneinde de huurderbelangenvereniging in staat te stellen het adviesrecht uit te
te oefenen zal de verhuurder de huurderbelangenvereniging tijdig de informatie verstrekken die betrekking heeft op voorgenomen wijzigingen in beleid en beheer. In elk geval behoren daarbij de concepten van het ondernemingsplan, de begroting, en conceptaanpassingen in beleids- en beheersplannen. Voor het maken van de begroting wordt de huurderbelangenvereniging gevraagd suggesties voor onderwerpen voor het volgende jaar aan te dragen.
- De huurderbelangenvereniging kan de verhuurder te allen tijde, gevraagd en ongevraagd, adviseren over alle onderwerpen van beleid en beheer.
- De verhuurder informeert de huurderbelangenvereniging uit eigen beweging schriftelijk over voornemens tot wijziging van het door hem gevoerde beleid met betrekking tot de onderwerpen zoals genoemd in het schema (bijlage 1). De verhuurder vermeldt daarbij zijn beweegredenen en wat de gevolgen van zijn voornemens zijn voor de huurders.
- De verhuurder voert overleg met en vraagt advies aan de huurderbelangenvereniging over alle in het schema genoemde onderwerpen als hij voornemens is het door hem gevoerde beleid te wijzigen.
- De verhuurder voert een voornemen tot wijziging in het beleid niet uit dan nadat hij de huurderbelangenvereniging in staat heeft gesteld met hem over de verstrekte informatie overleg te voeren en, als de huurderbelangenvereniging dat wenst, daarover schriftelijk advies uit te brengen.
- De huurderbelangenvereniging dient binnen zes weken te reageren op een verzoek om advies van de verhuurder.
- Als de huurderbelangenvereniging niet binnen zes weken reageert op het verzoek om advies, wordt aangenomen dat zij met het voorgestelde instemt.
- De huurderbelangenvereniging mag een schriftelijke motivatie sturen met het verzoek om uitstel voor het geven van advies. Bij toekenning van het uitstel wordt de reactietermijn met maximaal zes weken verlengd. Indien daarna niet gereageerd is, wordt aangenomen dat de huurderbelangenvereniging met het voorgestelde instemt. Op een door de huurderbelangenvereniging uitgebracht schriftelijk advies wordt door de verhuurder zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vijf weken na ontvangst van dat advies, schriftelijk en gemotiveerd gereageerd. Zowel in het geval er een positief als wanneer er een negatief advies is uitgebracht.
- Als de verhuurder niet binnen vijf weken op het advies heeft gereageerd, dient hij het uitgebrachte advies over te nemen. Deze termijn houdt verband met de vergaderstructuur van de verhuurder. De verhuurder mag de huurderbelangenvereniging schriftelijk laten weten dat hij de reactietermijn met maximaal vijf weken wil verlengen.
- Stel voor:
De verhuurder kan een voornemen tot wijziging van zijn beleid uitvoeren:
– na ontvangst van een schriftelijke mededeling van de huurderbelangenvereniging
dat die geen bezwaar heeft tegen het voornemen;
– als de gestelde termijn voor het uitbrengen van advies is verstreken;
– als door de verhuurder gemotiveerd is meegedeeld waarom het advies geheel of gedeeltelijk niet wordt overgenomen; dit conform de in de wet vastgelegde
procedure.
VII Agenderings- en overlegrecht
Artikel 9
De huurderbelangenvereniging heeft de mogelijkheid onderwerpen te agenderen waarover ze overleg wil voeren met en advies wil uitbrengen aan de verhuurder. De verhuurder stelt de huurderbelangenvereniging in staat over het onderwerp overleg te voeren en een schriftelijk advies uit te brengen. Artikel 8, lid 4 tot en met 9, zijn op dit advies van toepassing.
VIII INSTEMMINGSRECHT
Artikel 10
- Met betrekking tot de in het schema (bijlage 1) genoemde onderwerpen heeft de huurderbelangenvereniging het wettelijke instemmingsrecht.
- De verhuurder zal over genoemde onderwerpen geen besluit nemen dan wel tot uitvoering van een besluit overgaan, alvorens daarover overeenstemming is bereikt met de huurderbelangenvereniging.
- De verhuurder neemt het initiatief tot dit voor het bereiken van overeenstemming noodzakelijke overleg.
- Als de verhuurder door aan hem verwijtbare oorzaken het instemmingsrecht niet toepast, is het besluit vernietigbaar.
- De huurderbelangenvereniging kan opschorting van de uitvoering van het besluit inroepen door een aangetekend schrijven met die strekking aan de verhuurder te sturen.
IX FINANCIëLE REGELING
Artikel 11
- De verhuurder stimuleert en ondersteunt de huurderbelangenvereniging in materiële en immateriële zin bij haar activiteiten, voor zover die gebruikelijk zijn voor:
a) de werving van leden en de opbouw en instandhouding van de huurderbelangenvereniging;
b) het op de hoogte houden van de huurders en het betrekken van hen bij de standpuntbepaling door de huurderbelangenvereniging;
c) het overleg tussen de verhuurder en de huurderbelangenvereniging;
d) scholingsactiviteiten, evenals eventueel noodzakelijk extern advies.
De verhuurder draagt hiervoor de naar redelijkheid en billijkheid gemaakte kosten.
- De verhuurder draagt de kosten voor het lidmaatschap van de landelijke belangenorganisatie voor huurders, de Nederlandse Woonbond, en voor de aansluiting bij eventuele regionale of lokale bundelingen van de huurderbelangenvereniging.
- De verhuurder draagt de eenmalige aanvangskosten voor de oprichting van de huurderbelangenvereniging bij de notaris.
- Jaarlijks dient de huurderbelangenvereniging een activiteitenplan en begroting in op basis van beleidsvoornemens voor de in lid 1 bedoelde activiteiten. Tevens legt de huurderbelangenvereniging jaarlijks aan de bij haar aangesloten huurders verantwoording af over het door de verhuurder beschikbaar gestelde bedrag en informeert ze de verhuurder hierover via het financieel jaarverslag.
- Als naar de mening van de verhuurder de door hem ter beschikking te stellen budgetten niet conform deze overeenkomst naar redelijkheid en billijkheid worden besteed, deelt de verhuurder dit de huurderbelangenvereniging zo snel mogelijk mee, uiterlijk binnen een maand na ontvangst van de begroting.
- De bijdrage van de verhuurder zal per kalenderjaar in goed overleg ter beschikking worden gesteld op of vóór 1 januari van dat jaar als is voldaan aan de vereisten van lid vier. Voorwaarde hiervoor is dat de begroting van de verhuurder door de Raad van Commissarissen is goedgekeurd.
Reservering van de door de verhuurder ter beschikking gestelde budgetten is mogelijk.
X RECHT OP BINDENDE VOORDRACHT
Artikel 12
Toezichthoudend orgaan
- De huurderbelangenvereniging heeft het recht, zoals bedoeld in artikel 13 lid 3 van de statuten van de verhuurder en in artikel 7, lid 1, sub e, van het Besluit beheer sociale huursector (BBSH), om voor minstens twee leden van het toezichthoudend orgaan van de verhuurder een bindende voordracht te doen.
- Overeenkomstig artikel 14 lid d van de statuten van de verhuurder is het niet mogelijk dat de leden van het toezichthoudend orgaan van de verhuurder tevens lid zijn van het bestuur van de huurderbelangenvereniging.
- Eenmaal per jaar vindt een besturenoverleg plaats tussen de Raad van Commissarissen van de verhuurder en het bestuur van de huurderbelangenvereniging.
- Het besturenoverleg heeft een overwegend informerend en opiniërend karakter.
- De huurderbelangenvereniging en de Raad van Commissarissen zijn overeengekomen dat de huurderbelangenvereniging voor de duur van deze overeenkomst afziet van het wettelijk recht tot voordracht van twee huurderscommissarissen in ruil voor deelname van de huurderbelangenvereniging, op basis van gelijkwaardigheid, bij de selectie van kandidaat-leden voor de Raad van Commissarissen. De benoeming van de leden en de verdeling van de aandachtsgebieden is de bevoegdheid van de raad zelf.
Artikel 13
Klachtencommissie
Woonborg neemt deel aan een regionale geschillencommissie. Dit is een geschillencommissie in de zin van artikel 16 van het Besluit beheer sociale huursector. Individuele huurders kunnen zich tot deze geschillencommissie wenden met een klacht over het handelen of nalaten van de verhuurder. Voordrachten voor de leden van de regionale geschillencommissie zijn voorbehouden aan alle huurderorganisaties van de corporaties die zijn aangesloten bij de regionale geschillencommissie.
XI GESCHILLENREGELING
Artikel 14
- Geschillen die voortvloeien uit de toepassing, uitvoering en/of interpretatie van deze overeenkomst kunnen alleen schriftelijk en gemotiveerd worden voorgelegd aan een in te stellen commissie.
- Het doel van de geschillenregeling is het beslechten van geschillen buiten een bevoegde rechterlijke instantie om.
- Partijen zijn gehouden aan de uitspraak van de commissie, tenzij een van de partijen zwaarwegende motieven heeft om daarvan af te wijken. Partijen zullen in een dergelijk geval eerst in overleg treden voor zij stappen nemen.
- Deze commissie zal bestaan uit drie personen; één benoemd door de huurderbelangenvereniging, één door Woonborg. Deze twee personen zoeken gezamenlijk een onafhankelijk derde lid.
Artikel 15
- De commissie heeft recht op inzage in alle informatie van de partijen die betrekking heeft op het geschil.
- De commissie zal de bij het geschil betrokken partijen horen alvorens zij tot een uitspraak komt. Partijen krijgen ruim vóór de hoorzitting inzage in alle informatie die betrekking heeft op het geschil.
- De commissie doet schriftelijk uitspraak. De uitspraak wordt toegezonden aan de partijen. De uitspraak is zodanig gemotiveerd dat de belangrijkste overwegingen daaruit zijn af te leiden.
Artikel 16
De bij het geschil betrokken partijen zullen het geschil, zolang het geschil in behandeling is bij de commissie, niet voorleggen aan een bevoegde rechterlijke instantie, tenzij er sprake is van een spoedeisend belang.
XII DUUR EN WIJZIGING VAN DEZE OVEREENKOMST
Artikel 17
- Deze overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking met ingang van de ondertekening van de overeenkomst.
- Elke twee jaar zal deze overeenkomst en de aard en inhoud van het overleg tussen de partijen worden geëvalueerd.
- Partijen kunnen deze overeenkomst opzeggen. Eenzijdige opzegging geschiedt schriftelijk en, gelet op de inhoud en strekking van deze overeenkomst, met redenen omkleed en met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal zes maanden.
- Voordat partijen deze overeenkomst conform het vorige lid opzeggen, zal er overleg tussen partijen plaatsvinden.
- Deze overeenkomst kan worden gewijzigd als partijen hierover overeenstemming hebben bereikt. De wijziging(en) word(t)(en) schriftelijk vastgelegd en ondertekend door partijen.
Bijlage 1: Onderwerpen en bevoegdheden
Dit schema met bevoegdheden geeft een overzicht weer van de inspraak die de huurderbelangenvereniging in het overleg met de verhuurder heeft. Het schema voorziet in meer onderwerpen van overleg en verdergaande bevoegdheden dan de Overlegwet biedt.
Legenda
Bevoegdheden
1. Informatierecht: dit geldt voor alle in het schema genoemde onderwerpen.
2. Gekwalificeerd adviesrecht: dit is het in de wet omschreven adviesrecht, op basis
van de daarvoor eveneens in de wet aangegeven procedure.
3. Instemmingsrecht: de verhuurder dient op dit onderwerp overeenstemming te bereiken met de huurderbelangenvereniging.
Extra bevoegdheden
4. Agenderingsrecht
5. Overlegrecht
Deze extra bevoegdheden gelden voor alle onderwerpen, ook als ze niet in dit schema of de wet staan of (in de samenwerkingsovereenkomst) extra zijn overeengekomen.
Overlegniveau
Verhuurdersniveau: dit is voorbehouden aan de huurderbelangenvereniging op verhuurdersniveau. Is er geen huurderbelangenvereniging op verhuurdersniveau, dan geldt dit niveau voor alle huurderbelangenverenigingen die voldoen aan de eisen die de wet stelt aan de representativiteit van de huurderbelangenvereniging.
| Onderwerpen |
Niveau |
| algemeen beleid (woningcorporatie) | |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
|
1 |
|
1 |
|
2 |
|
3 |
|
2* |
|
3* |
| * zie artikel 12, in overeenstemming brengen | |
| onderhoud | |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
| verhuur en woonruimteverdeling | |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
| Onderwerpen |
Niveau |
sloop met (vervangende) nieuwbouw en herstructurering |
|
|
2 |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
| woningverbetering en energiebesparing | |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
| aan- en verkoop huurwoningen | |
|
2 |
|
2 |
|
1 |
| huurprijsbeleid | |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
| servicekostenbeleid | |
|
3 |
|
2 |
| fusies en samenwerkingsverbanden | |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
| leefbaarheid en herstructurering | |
|
2 |
| wonen en zorg | |
|
2 |
|
2 |
| klachtencommissie | |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
| prestatieafspraken | |
|
2 |
participatie |
|
· vaststelling en wijziging samenwerkingsovereenkomst |
3 |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
